1. Ziele definieren
Zuallererst ist es wichtig, die Ziele Ihres Messeauftritts zu definieren. Was soll dieser bewirken – welchen Nutzen sollen sowohl Ihr Unternehmen als auch die Besuchenden daraus ziehen? Welche konkrete Zielgruppe möchte Ihr Unternehmen auf der Messe adressieren?
Eventuell nehmen auch langjährige oder potenzielle Kooperationsunternehmen teil, bei denen Sie schon länger auf eine Zusammenarbeit hinarbeiten. Oder Sie sehen Ihren Messeauftritt als Chance, sich gegen die ebenfalls anwesende Konkurrenz zu behaupten.
Aus den Zielen lassen sich elementare Erkenntnisse gewinnen, welche die Basis Ihres Messekonzeptes bilden.
2. Richtige Messe wählen
Sie können Ihre Messeplanung noch so hervorragend aufsetzen – sie ist wenig wirksam, wenn Sie auf der falschen Messe sind. Informieren Sie sich daher vorab ausführlich über das Programm und die vertretenen Branchen sowie Unternehmen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Zielgruppe zugegen ist.
Bei der Anzahl der Messeteilnahmen gilt: Weniger ist mehr. Setzen Sie lieber auf ausgewählte Messen, die zu Ihrem Unternehmen passen, anstatt auf Masse.
3. Budgetplan erstellen
Im nächsten Schritt geht es um finanzielle Parameter: Welches Budget ist für die Umsetzung erforderlich und welche Faktoren sind zu berücksichtigen? Halten Sie alle Ausgaben in einem Budgetplan fest. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Kostenkalkulation.
Wie viel kostet ein Messeauftritt?
Die Kosten eines Messeauftritts unterscheiden sich je nach Messe und setzen sich aus diversen Positionen zusammen. Dazu zählen zum einen Ausgaben für den Messestand als solchen. Neben der reinen Standmiete bieten die Veranstaltenden oftmals Leistungen wie Montage, Transport, Reinigung oder einen Security-Service an. Ob für Parkausweise oder Ausstellerausweise zusätzliche Kosten auf Sie zukommen oder Sie eventuell Versicherungen benötigen, sollten Sie in jedem Fall zuvor prüfen.
Zum anderen fallen bei Messeauftritten innerhalb des Unternehmens Kosten an: Personalkosten für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Events. Darüber hinaus sind Reisekosten oder Ausgaben für Übernachtungen sowie Werbeartikel und Co, die Sie als Messeausstattung kaufen, in Ihrer Kalkulation nicht zu vernachlässigen.
Planen Sie Ihre Ressourcen so detailliert wie möglich in Ihrer Budgetkalkulation ein. Damit beugen Sie unliebsamen Überraschungen vor.
4. Messeteam zusammenstellen und briefen
Mit einem kompetenten Team sind Sie bei Ihrem Messeauftritt bestens aufgestellt. Wählen Sie Ihr Standpersonal aus und achten Sie darauf, alle Mitglieder Ihres Messeteams vorab fachgerecht zu briefen:
- Erläutern Sie die Messeziele Ihres Unternehmens.
- Klären Sie über die inhaltliche Ausrichtung des Events auf.
- Überlegen Sie, welche Motivation die Besuchenden zum Stand führt (Produktneuheiten, Wissensaustausch, persönliches Kennenlernen usw.).
- Geben Sie dem Personal Tipps zur Kommunikation mit Kundschaft oder Interessierten.
- Schulen Sie Ihr Team, z. B. im Hinblick auf Unternehmensgeschichte, Produktportfolio und Produktdemo.
- Klären Sie Aufgaben und Kompetenzen innerhalb des Teams im Vorfeld.
Mit geschulten Mitarbeitenden legen Sie einen essenziellen Grundstein für einen seriösen Gesamtauftritt!! Zu einem professionellen Erscheinungsbild trägt auch die Kleidung bei. Egal ob Hemden, Poloshirts, Hoodies und Co – lassen Sie Textilien bedrucken und statten Sie Ihr Team in einem einheitlichen Look aus, worauf Ihr Logo gut zu erkennen ist. So können alle Messeteilnehmenden Ihr Personal jederzeit Ihrem Unternehmen zuordnen.
5. Frühzeitig buchen: Reise, Transport, Unterkunft
Transportmittel beziehungsweise öffentliche Verkehrsmittel und Unterkünfte sind zu Messezeiten heiß begehrt. Auch hier fängt der frühe Vogel bekannterweise den Wurm, daher gilt: unbedingt frühzeitig buchen. Hinsichtlich des Transports bleibt Ihnen so eventuell noch die Chance auf den ein oder anderen (Frühbucher-)Rabatt und was die Unterkünfte anbelangt, ergattern Sie vielleicht noch einen Schlafplatz in unmittelbarer Messenähe zu humanen Preisen.
6. Messestand planen, ausstatten, gestalten
Ihr Messestand ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Dementsprechend wichtig ist es, hier auf ganzer Linie zu überzeugen. In Ihrem Corporate Design positiv herauszustechen, ist das Credo. Wir zeigen Ihnen, welche Faktoren Sie nicht außer Acht lassen sollten, wenn Sie den Stand planen.
Worauf muss ich beim Messestand achten?
Behalten Sie bei der näheren Planung stets die Größe und den Standort Ihres Standes im Blick. Messen Sie Ihr Equipment und Ihre Werbetechnik ab und achten Sie auf ausreichend Abstand zwischen einzelnen Gegenständen, damit Ihr Stand nicht überladen wirkt. Planen Sie zudem Präsentationsflächen für Bildschirme oder anderweitige Medientechnik ein und achten Sie auf eine angenehme Beleuchtung. Auch eine Belüftung kann einen wichtigen Teil zur Wohlfühlatmosphäre beitragen. Gegebenenfalls bietet sich eine Aufteilung einzelner Bereiche mithilfe von Messewänden oder Roll-ups an.
Des Weiteren gehört oftmals eine kulinarische Versorgung zur Standausstattung. Kümmern Sie sich vorab um Snacks und Getränke für Ihre Kundschaft oder organisieren Sie ein Catering, welches für das leibliche Wohl sorgt. Wenn Sie Ihren Messestand während des Events immer in absoluter Sicherheit wissen möchten, können Sie eine Standbewachung buchen.
Welche Messestandarten gibt es?
- Reihenstand: Klassiker, seitlich umrahmt von Nachbarständen
- Eckstand: Geheimtipp, hat zwei offene Seiten und schließt Standreihe ab
- Kopfstand: ebenfalls aufmerksamkeitsstark, an drei Seiten offen
- Inselstand, Durchgangsstrand oder mehrstöckiger Etagenstand: besonders auffällig
Die verschiedenen Standarten unterscheiden sich oftmals hinsichtlich der Kosten pro Quadratmeter. Informieren Sie sich daher im Voraus gründlich über Ihre Optionen und wägen Sie bei der Entscheidung Ihrer Standplatzierung die beiden Faktoren Wirtschaftlichkeit und Sichtbarkeit mit Bedacht gegeneinander ab. Eventuell kommt für Sie auch ein Gemeinschaftsstand mit einem Partnerunternehmen infrage?
Wie gestaltet man einen Messestand?
Auf Ihrem Messestand sollte vor allem eines zu sehen sein: Ihre Marke. Dementsprechend sollten die Farben Ihrer Corporate Identity direkt ins Auge springen. Lassen Sie beispielsweise Beachflags, Banner oder Roll-ups mit Ihrem Logo bedrucken – so setzen Sie an Ihrem Stand bewusst Akzente.
Mit bequemen und individuell bedruckten Sitzmöglichkeiten wie Liegestühlen oder Sitzwürfeln lassen sich Marketing und Gemütlichkeit ideal kombinieren. Auch Messetheken in Ihrem Design laden zum Verweilen am Stand ein und signalisieren Geselligkeit.
7. Standmarketing: Give-aways, Flyer & Co
Eine Messe ohne Werbeartikel? Kaum vorstellbar. Meist sind bewährte Klassiker wie Give-aways, Flyer und Visitenkarten auf der Theke der Aussteller platziert. Das reicht jedoch nicht immer aus, um erschöpfte Messebesuchende ausgerechnet an Ihren Stand zu locken. Allgemein gilt beim Marketing: Je origineller, desto auffälliger. Setzen Sie bei der Auswahl Ihrer Werbemittel auf hochwertige Produkte, aus denen Ihre Zielgruppe einen Nutzen zieht. So erzielen Sie eine nachhaltige Werbewirkung und vermeiden, dass die Werbemittel nach wenigen Minuten im Müll landen.
Abgesehen davon locken nicht nur gezielt eingesetzte Give-aways Personen an den Stand. Planen Sie beispielsweise Standaktionen wie einen Talk, eine Autogrammstunde mit einer Partnerfirma, ein Glücksrad mit Moderation, ein Quiz, eine Fotobox, ein Maskottchen vor Ort und vieles mehr. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Standaktionen müssen jedoch oft angemeldet werden. Sprechen Sie sich bei Unsicherheiten mit dem Organisationsteam der Messe ab.
8. Kommunikation im Vorfeld
Geben Sie Ihre Teilnahme an einer Ausstellung frühzeitig bekannt und rühren Sie ausgiebig die Werbetrommel. Verschicken Sie Einladungen an ausgewählte Kontakte und weisen Sie beispielsweise in Ihrem Newsletter, Ihrer E-Mail-Signatur oder auf Ihrer Website auf das bevorstehende Event hin. Schalten Sie außerdem Anzeigen in Social Media, Printmedien und auf weiteren relevanten Kommunikationskanälen, um Ihre Kundschaft oder Interessierte im Vorfeld über den Messeauftritt Ihres Unternehmens zu informieren.
9. Nach der Messe ist vor der Messe: Nachbearbeitung und Langzeitstrategie
Nehmen Sie sich nach der Messe bewusst Zeit und ziehen Sie Bilanz: Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Was ist besonders gut gelungen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Durch die Evaluation erlangen Sie wichtige Erkenntnisse für künftige Messeauftritte und -planungen – leiten Sie daraus Ihre Langzeitstrategie ab. Halten Sie dafür relevante Daten in einer Verwaltungssoftware fest.
Was sind Follow-up-Aktivitäten?
Bleiben Sie auch nach der Veranstaltung mit Follow-up-Aktivitäten am Ball. Berichten Sie über die Messe auf internen sowie externen Kanälen oder festigen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen – sei es durch eine Vernetzungsanfrage auf Social Media oder eine E-Mail mit einem konkreten Angebot, das Sie Ihren neu gewonnen Leads zusenden.
Fazit und Checkliste zum Download
Für eine Teilnahme an einer Fachmesse spricht einiges: In erster Linie erhalten Sie eine Bühne beziehungsweise Werbefläche. Sie haben also die Möglichkeit, Ihr Unternehmen in einem fachlichen Umfeld zu präsentieren und neue Produkte, besondere Projekte oder aktuelle Entwicklungen vorzustellen.
Der persönliche Austausch spielt dabei eine große Rolle: Sie können bestehende Kontakte intensivieren und neue dazugewinnen. Nicht selten entstehen daraus spannende Aufträge oder interessante Kooperationen. Unabhängig von der Präsentation Ihres eigenen Unternehmens sind Messen eine tolle Gelegenheit, sich über Branchentrends sowie mögliche Wettbewerber zu informieren.
Also: Ran an die Planung! Wenn Sie dabei die Checkliste und unsere Tipps berücksichtigen, steht Ihrem gelungenen Messeauftritt nichts im Wege!
